预算是立项论证的量化表达，也是成本控制的依据。电子档案管理与声像档案采集的成本科目与普通纸质扫描有所不同，预算编制要全口径考虑。漏项往往是实施中追加预算、引发争议的主要原因。

成本由哪些科目构成

包括设备购置、软件购置、场地设施、人工、耗材、数据存储备份、管理费用与不可预见费。外包模式下设备软件一般由服务商自带、含在加工单价中，发包方主要关注数据格式兼容与场地提供。{L('声像档案')}的播放转录设备与抢救性采集成本要单独测算。

最容易漏的几项

档案整理整改费用、涉密档案保密审查与脱密费用、数据迁移与格式转换费用、验收前预检整改费用、项目文档与培训费用。{L('电子档案')}单套管理还需考虑检测与备份投入。这些科目容易被低估，立项时应预留一定比例或明确责任归属。

全成本核算再决策

外包看似按页计价贵，却省去设备投入与人员管理；自建看似可控，隐性成本却易被忽视。应基于全成本核算比较两种模式，而不是只看账面设备购置费。把预算分解到工作包与时间维度，定期对比分析偏差，才能防止中途经费不足。

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预算编制还要留足不可预见费。档案整理整改、涉密脱密、数据迁移、验收预检与文档培训这些科目最易被漏算，实施中追加预算往往引发争议。尤其涉及干部人事档案等敏感对象时，保密审查与脱密费用应单列，不能打包带过。