随着电子档案与数字化文书档案规模快速增长，纯人工著录压力越来越大。人工智能开始在题名生成、主题词提取、年度与责任者判断等环节提供辅助，先由系统给出建议、再由档案人员审核确认。但智能系统输出的只是初稿，凡是涉及保密、开放与敏感信息的判断，绝不能交给算法单独决定。

智能著录能省多少力

传统著录完全靠人逐份阅读、逐条录入，劳动强度大、周期长。智能著录通过文本分析，自动生成题名初稿、提取关键词、提示分类号，把档案人员从大量重复性录入中解放出来。对印刷体、版式规范的文书，识别与著录建议已经比较成熟；对扫描图像，配合文字识别与人工定向校对，效率提升明显。

为什么最终结论要人来签

著录不仅是录入文字，更包含对档案价值、相互关系与开放属性的专业判断。算法可以归纳题名，却难以准确把握保密边界与敏感内容。稳妥的做法是机器初筛、人工审定、全程留痕：系统给建议，档案人员核对修改，最终由有权限的人签署负责。这样既享受效率，又不丢掉专业把关。

配套机制决定智能应用成败

引入智能著录工具，要同步建立三类机制：定期抽检系统建议的准确率，出现错误样本及时反馈优化；所有机器结果保留人工复核痕迹；对低置信度页面自动标记，引导重点校对。缺少这些配套，智能应用反而可能批量放大错误。技术越发展，档案人员的专业判断越不可替代。

国家高新技术企业山东通科信息技术有限公司，在传统加工之外持续关注智能著录等新技术应用。公司取得30余项软件著作权，自主研发数据处理管理系统，100余名加工人员日扫描50000页以上，坚持机器辅助、人工把关，为各类客户提供规范可靠的数字资源。