各级档案馆保存着一个地方乃至一个国家的集体记忆，其中既有海量的文书档案，也有不少年代久远、纸张脆化的珍贵史料。长期以来，这些档案既承担着为公众查档出证的服务职能，又面临频繁调阅带来的损耗压力。通过档案扫描与数字化形成副本，成为兼顾保护与利用的现实选择。

为什么保护原件必须依靠数字副本

纸质档案每被翻阅一次，纸张就多一次磨损，印章、字迹与装订都可能受损。珍贵历史档案尤其经不起反复调阅。以电子档案代替原件提供利用，是国际通行的保护做法：公众调看数字图像，原件安卧库房，损耗大幅下降。对于已经脆化、泛黄的濒危档案，数字化本身就是一种抢救性保护，先把信息固定下来，再谈原件修复。

数字副本还为档案馆提供了灾难恢复能力。一旦发生火灾、水灾或库房险情，数字资源可以借助异地备份安然无恙，集体记忆不至于因一场意外而永久消失。这种以副本保安全、以原件守凭证的双轨格局，正是现代档案馆风险管理的基础。

开放利用如何借助数字化提速

档案馆的价值在于被利用。过去公众查档需要到馆、填表、等待工作人员翻卷，耗时数日并不鲜见。数字化之后，开放档案的目录与图像可以通过网络提供，公众在家中即可检索、申请、查阅，查档响应时间从数天缩短到数分钟。对于婚姻、房产、工龄等民生档案，这种提速直接转化为群众办事的便利。

数字化还使档案展览、编研与专题数据库成为可能。沉睡的史料被加工成图像与文本后，可以围绕某个主题整理成数字专题，供学术研究与公众浏览。档案由此从库房走向社会，档案馆的公共文化服务职能得到充分释放。

馆藏数字化应怎样科学排兵布阵

馆藏规模庞大而资金有限，不可能一次性全部数字化。正确的做法是突出重点：优先数字化利用率高的民生档案、频繁调阅的常用文书档案以及濒危破损的珍贵档案，再按年度逐步覆盖。档案数字化加工的批次安排，应与开放审核、鉴定划控同步推进，避免形成一批无法开放的数字孤岛。

在技术标准上，扫描分辨率、色彩模式、存储格式都要执行统一规范，保证成果可交换、可长期读取。切忌只追求扫描页数而忽视图像质量与著录深度——那些模糊、缺页、著录混乱的数字件，日后反而成为难以利用的数字负担。

山东通科信息技术有限公司持有涉密档案数字化加工资质，是山东省档案学会单位会员、国家高新技术企业。公司100余名加工人员可承担大规模馆藏扫描任务，日扫描能力50000页以上，配合三十余项软件著作权支撑的自研系统，为各级档案馆提供规范、安全的数字化加工服务。