在机关与企事业单位的库房里，常常存放着一类特殊档案：奖牌、奖杯、印章、锦旗、老设备与重要赠品。这些实物承载着荣誉与历史，却无法像纸张那样扫描。通过规范化的数字摄影与著录，把实物转化为可展示、可检索的数字记录，正是实物档案数字化的核心思路。

实物档案为什么也要数字化

实物档案的价值在于其外形、材质与象征意义，长期陈列或频繁搬动都会造成损伤。锦旗会褪色、金属奖牌会氧化、印章会因反复使用而磨损。把它们以高清数字图像的形式固定下来，后续的展示、宣传、教育活动一律使用数字副本，实物得以妥善收藏，既保护了原件，又不影响其被广泛认知。

更重要的是，数字化让实物档案从“看得见却查不到”变成“可检索的资源”。一件奖牌背后往往有其来历、颁发单位与历史背景，配合完整的著录信息，它就不再只是孤立的物件，而是可以按时间、按事件、按主题检索的历史证据，与声像档案、文书档案相互印证。

实物档案怎样完成数字化

实物数字化通常以专业数字摄影为主。根据物体的大小与材质，布置柔光、侧光，进行多角度拍摄，保留其细节、纹理与正反两面。对锦旗这类软质物体，要注意布展平整、避免反光；对印章、奖牌，要清晰呈现刻字与图案。必要时还可配合拍摄短视频，记录立体形态。

拍摄完成后，档案整理与著录是关键。每件实物都要建立条目：名称、形成时间、来源、尺寸材质、保管地点，以及背后的事件说明。没有著录的照片只是图片，有了规范著录，数字图像才能真正成为实物档案的数字替身，被后续利用。

推进实物数字化要注意什么

实物档案数字化的难点不在采集，而在规范与持续。要建立统一的拍摄标准与著录规则，保证不同时期、不同人员拍摄的成果能够纳入同一体系。实物的摆放、布光、背景应有固定规范，避免成果杂乱、难以利用。

同时，数字化绝不意味着实物可以丢弃。实物档案的凭证价值、纪念价值与文物价值依然存在，数字副本只是其利用与展示的延伸。正确的做法是实物妥善保管、数字副本广泛利用，两者互为补充。对于缺乏摄影与著录经验的单位，委托专业团队统一加工，能更快形成规范成果。

山东通科信息技术有限公司具备实物拍摄与声像数字化经验，是国家高新技术企业、涉密档案数字化加工资质持有单位。公司配套自研处理系统与严格质检流程，100余名专业人员可承接各类实物档案、声像资料的规范化数字化项目。