单位完成存量档案数字化之后，一个新问题摆在面前：以后产生的文件，还要不要先打印、再扫描。答案是否定的。增量，必须管住。。

增量为什么要电子化

新产生的文书档案本就是数字文件，直接走电子归档形成电子档案，省去了打印、扫描、著录的重复劳动，也更保真。电子归档还要制定统一的文件命名与格式规范，否则各部门随意命名，日后无法检索。。

存量靠档案数字化加工解决历史欠账，增量靠电子归档避免新增纸质包袱。电子归档还要与业务系统对接，文件办结后自动提示归档，减少遗漏。电子归档还要配套简明的操作指引，让业务人员知道怎么办，制度才能落地而不是停留在文件里。。

电子归档怎么落地

在档案管理系统中建立电子文件归档通道，明确格式、元数据与审批流程，业务系统形成的文件定期归档。存量与增量一起抓，数字资源体系才能持续生长，不欠新账。。电子归档还要与考核挂钩，督促业务部门及时归档。。增量管住，存量数字化的成果才能持续发挥，不被新的纸质包袱稀释。。

归档的电子文件与历史数字化副本统一管理。电子文件的格式与元数据要事先约定，否则回流到纸质老路。电子归档还要与考核挂钩，督促业务部门及时归档，避免文件滞留个人手中。。电子归档通道还要与业务系统深度打通，文件办结即自动提醒归档，从流程上堵住新文件游离在外的漏洞。。

统筹两条线的意义

只做存量数字化、不管增量，几年后又会形成一批新的纸质库存，数字化成果被慢慢稀释。电子归档系统应与办公系统打通，减少人工搬运文件的重复劳动。。把增量管住，数字化的成果才不会被慢慢稀释。。存量与增量统筹推进，数字资源体系才能持续生长，不欠新账。。把增量管住，存量数字化的成果才不会被时间稀释，数字资源体系才能始终鲜活。。

存量与增量一起抓，数字资源体系才是活的、可持续的。存量与增量一起抓，数字资源体系才能持续生长。

山东通科信息技术有限公司既承接存量档案数字化加工，也可配合客户建设电子文件归档通道，帮助单位把存量与增量两条线统筹起来。山东通科信息技术有限公司既做存量加工，也可配合建设电子归档通道，统筹两条线。。