档案数字化把档案从封闭库房搬到了可复制、可传输的数字环境，越是涉密的档案，越要把安全保密放在第一位。涉密档案加工一旦发生泄露，后果往往不可逆，必须从审批、场地、人员、设备到作业全过程建立严密的档案保密管理。

分类分级与审批要求

国家秘密按绝密、机密、秘密三级管理，密级以档案形成时的原始标识为准，加工单位不得自行判断或更改。涉密档案数字化要先履行审批程序，一般应在本单位符合保密条件的场所由专人承担；确需委托外部加工的，受托方必须具备相应保密资质并签订保密协议，全程接受监督。要特别注意数字副本与原件同密级管理，原件是机密级，扫描图像和著录数据也按机密级保管，绝不能把扫描件随意拷到U盘或通过网络外传。

场地、设备与人员管理

加工场所要相对封闭，独立门禁和监控，禁止带入手机等拍摄存储设备；涉密计算机、扫描仪和存储介质专用，不得连接互联网或与办公网混接。进场人员都要经过保密审查、签订保密承诺书，外包人员名单动态管理，离岗立即收回权限。系统按岗位最小授权：扫描员只管扫描工位，著录员不能导出全文，所有操作登录留痕，视频和日志记录供事后审计。

过程中产生的临时数据同样不能掉以轻心。扫描缓存、处理中间文件、校样图像和备份副本都要统一编号登记、按涉密载体管理，不得在非涉密设备上使用。作业结束后，这些临时数据要从工作介质上彻底清除，不能简单删除或格式化了事；报废的存储介质要按规定消磁或粉碎，而不是当作普通垃圾丢弃，防止数据被人恢复利用。

作业过程控制与脱密销毁

从出库到回库每一步都要登记交接，逐卷逐件核对件数页数，涉密件单独造册由保密员监督。作业产生的临时数据、校样和打印件都要统一管理，项目结束后从设备上彻底清除、不可恢复，报废介质按规定消磁粉碎，废纸废料集中粉碎销毁，不得当作普通垃圾处理。把全程留痕和脱密核查做到位，涉密档案数字化才能既保住实体安全，又守住信息不泄露的底线。

山东通科信息技术有限公司持有山东档案数字化加工涉密资质，工作人员持涉密证书上岗，配套封闭加工场地、专网专用设备和完善保密制度，可在严格保密条件下承接各类涉密与敏感档案的数字化加工项目。