在纸质档案与电子档案并存的过渡阶段，同一文件既形成纸质档案，又形成电子档案，两套分别保管、互为补充，这种安排就是档案管理中常说的双套制。双套制并非简单的重复建设，而是在电子档案的法律效力和长期保存技术尚在完善的阶段，通过纸质套本保障凭证安全、通过电子套本保障利用效率的积极选择。处理好两套之间的对应关系，是机关档案管理实践中必须面对的现实课题。

双套制管理要解决的核心问题

双套制管理的关键，在于保持纸质版本与电子版本的一致性。同一文件的两个版本，在档号、题名、责任者、日期、保管期限等著录信息上应严格对应，确保二者能够相互查考、互相印证。归档时，纸质文件按纸质档案整理要求整理组卷，电子文件按电子档案归档要求归档封装，二者分别入库，但在目录数据中建立明确关联。著录数据应共用同一套目录体系，避免出现纸质一套号、电子一套号，日后调取时对不上、查不着的混乱局面。

两套档案的归档与保管分工

从分工看，纸质套本主要承担凭证价值，满足传统查阅习惯和法律证据要求；电子套本主要承担利用价值，支撑快速检索、网络传输和在线查阅。纸质档案在库房中按规范保管，电子档案则实行多副本备份、定期可读性检测和格式迁移。需要注意的是，双套制并不意味着所有文件都要重复打印归档。随着电子签名、电子印章和电子档案证据效力维护等技术制度的成熟，具备可靠电子签署条件的文件可以逐步论证实行单套制，但对特别重要的凭证性文件，纸质套本仍将继续发挥兜底作用。

双套制向单套制过渡的稳妥路径

双套制是特定发展阶段的过渡形态，其比重应随技术和制度进展动态调整。档案部门应跟踪电子公文、电子印章相关法规标准的更新，在具备条件时稳妥推进单套制，同时避免在条件不成熟时仓促取消纸质套本。日常管理中，应统一两套档案的目录数据和开放控制规则，使纸质与电子在检索入口、利用审批上保持一致；移交档案馆时，两套档案的移交范围、移交清单和交接手续应同步办理，保证进馆后依然完整对应。

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