档案在日积月累中不断增加，任何一个单位都不可能、也不应该把所有文件永久保存下去。文件材料在完成现行效用之后，究竟哪些该留、留多久、哪些该按规定处置，需要经过专门的鉴定环节。档案鉴定是档案工作中政策性、责任性都很强的一项管理活动，它直接关系到珍贵档案能否妥善保存、无保存价值的档案能否及时清理，也关系到库房空间与管理成本的合理配置。规范开展鉴定，并对保管期限到期、确无保存价值的档案履行审批与销毁手续，是档案全生命周期管理不可缺少的一环。

档案鉴定的内容与基本要求

档案鉴定的核心是甄别文件材料的保存价值，并据此划定保管期限。各单位通常依据国家关于文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定，结合自身职能编制归档范围和保管期限表，把档案划分为永久、定期等不同档次。鉴定不是档案部门单方面闭门进行，而应由业务部门与档案部门共同参与：业务部门了解文件的现行作用，档案部门把握历史保存规律。鉴定结论要逐件或逐卷记录在案，作为后续保管、到期复核和处置的依据。鉴定工作强调实事求是，既不能因为怕担责而一味从宽保管，造成库房臃肿，也不能图省事而草率剔除，损害档案的历史价值。

保管期限到期后的处置程序

档案保管期限届满，并不意味着可以直接处置，而必须经过到期复核。档案部门应在目录数据中对保管期限到期的档案作出标识，定期列出到期清单，由鉴定工作小组逐卷逐件重新审查其现实价值与历史价值。经过复核，凡仍有保存价值的，重新划定保管期限并继续保存；确无保存价值、符合销毁条件的，提出存毁意见，编造清册，说明数量、年度、档号和理由，按管理权限报单位负责人或主管部门审批。整个过程要形成完整记录，做到依据充分、手续完备、责任可追溯，任何个人都无权擅自决定档案的存毁。

档案销毁的规范与监督

档案销毁是处置流程中最严肃的一环，必须严格按规定执行。经批准销毁的档案，应编制销毁清册，由两人以上共同监销，在指定场所或保密方式下彻底处理，防止信息泄露和档案流失。对涉密档案，更要按照保密规定送交指定销毁场所，严禁当作废品出售或随意丢弃。数字副本同样需要纳入管理：存量档案数字化后形成的电子图像、目录数据和临时文件，在对应档案实体销毁后，也应按保密要求彻底清除，不能简单删除了事。销毁完成后，监销人应在清册上签字注明销毁日期，并将清册长期保存备查，使档案的来龙去脉始终清楚可查。

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