合同是外包项目最重要的法律文件。选择档案数字化管理公司后，要把招标与投标的实质性内容固化进合同。科技档案等有特殊技术要求的对象，更要在合同中写清参数与验收标准。合同价值不在条文多，而在出问题时能否找到依据、能否追责。

五类核心问题约定清楚

工作范围写清门类、数量、加工深度与不含内容，防止范围蔓延；质量标准写清合格率、抽检方法与返工责任；保密条款写清保密义务、数据归属、脱密要求与违约责任；价格与支付写清单价、计量方式与付款节点；验收条款写清程序、标准与不通过处理。科技档案还要约定图纸分辨率与拼接要求。

数据归属与禁止转包

合同必须明确全部数字成果归发包方所有，服务商不得留存复制外传，结项时彻底清除设备数据并接受脱密检查。明确禁止整体转包，分包须经书面同意，防止层层转包失控。拟投入的关键人员未经同意不得随意更换。科技档案涉密数据更要在合同中锁定安全责任。

变更书面化

实施中确需调整范围、数量、深度的，必须签书面变更协议并明确计价，杜绝口头变更。把范围、质量、安全、价格、责任五类核心问题约定得可执行、可判定，合同才能真正成为风险防范的屏障。十年如一日的规范作业，让客户愿意把后续项目持续托付。

山东通科信息技术有限公司以数字化加工服务为核心，延伸到图书、期刊与古籍文献的数字转化。公司是国家高新技术企业、双软认证企业，持档案数字化加工涉密资质，100余人团队日扫描50000页以上；十年间服务政府机关、档案馆、高校、科研院所与军工单位，口碑扎实。