实体档案保管仍是档案部门的基本职责。借助物联网，库房管理正从人工巡查走向智能感知。一家档案数字化管理公司在提供数字资源建设的同时，也会协助规划实物档案的实体保管环境：温湿度自动监测、异常报警、RFID定位盘库，让库房既安全又高效。

环境自动监测与联动

温湿度、光照、有害气体、漏水、烟雾等参数通过传感器实时采集上传，一旦超出标准区间立即报警。湿度升高时自动启动除湿，光照过强时自动关闭照明或窗帘，让库房环境持续保持在适宜档案保存的范围。相比人工定时巡查，自动监测能连续、及时地发现异常，避免档案长时间受潮霉损。

RFID让盘库又快又准

在档案盒、案卷上安装电子标签，配合读写设备，出入库自动识别、架位精确定位、批量快速盘库。传统人工盘库要逐架逐卷清点，耗时又易错；RFID在不接触实体的情况下快速清点，既提效又减少反复搬运对档案的损伤。配合智能密集架，还能按档案位置自动调出对应架列。

智能系统不能替代人

传感器要定期校准，否则长期失准的数据反而误导管理；物联网本身要纳入安全防护，防止传感网络被非法接入。更重要的是，智能系统解决的是连续监测与辅助定位，档案出入库审批、霉损抢救、异常处置仍需专业人员判断。智慧库房的目标是把人从重复巡查中解放出来，集中做更需要专业判断的事。

山东通科信息技术有限公司提供智慧库房与实体档案管理规划。公司是国家高新技术企业与双软认证企业，研发适配国产化的智慧档案平台，同时具备100余人加工队伍与日扫描50000页以上产能，为档案馆、机关客户统筹数字资源与实体保管。