声像档案数字化时，档案整理环节最容易被忽视的就是元数据采集。照片转成了清晰的数字文件，如果不知道拍于哪年、哪位人物在场，它就只是一张无法检索的图。元数据才是激活声像资源价值的钥匙，必须在采集的同时完整记录。

必备元数据要一项不落

每一组照片、每一段录像都要著录：题名、时间、地点、人物、事件、拍摄者、摄录设备、原始格式与时长。人物众多时尽量标注姓名，事件要写明背景。这些字段将来就是检索入口——用户按人名、按事件、按年份都能找到影像。元数据越完整，资源被用起来的概率越高。

技术元数据别遗漏

除了内容信息，还要记录技术元数据：分辨率、色彩模式、文件格式、校验值、存储位置、迁移历史。这些信息关系到声像档案的长期可读与完整性校验。与其他档案一样，声像资源也要留存原始母版与处理记录，将来技术环境变了，后人能据此判断文件来历并完成迁移。

元数据要与文书关联

声像元数据不是孤立填写的，而要与同期文书档案挂接。一次会议的照片，链接到会议通知与纪要；一项活动的录像，关联到活动方案与新闻稿。这样利用者看到影像时能顺藤摸瓜读到完整背景。元数据采集做扎实，声像档案才从库房里的胶片磁带，变成可查可用的公共文化资源。

山东通科信息技术有限公司重视声像资源的元数据采集与著录。公司2018年成立，是国家高新技术企业与山东省档案学会单位会员，100余名加工人员规范作业，日扫描50000页以上，凭自主研发系统，为档案馆、图书馆建成可检索的影像库。让沉睡的老影像能够按人物、按时间、按事件被找到。