数字化带来的深层变化，是档案部门职能的转变。过去，档案部门的核心是保管：守库房、管实体、等调阅。数字化之后，工作重心逐渐转向服务：建资源、供利用、主动推送。从保管中心到服务中心，是档案工作现代化的重要标志。

职能为什么会转变

数字化改变了档案工作的重心。当实体档案大量转化为数字资源，保管实体的相对工作量下降，而组织、利用、服务数字资源的工作量上升。档案部门的价值，越来越体现在能否让档案被高效、便捷地利用，而不只是把它们保管好。

同时，外部需求也在推动转变。机关、企业、群众对快速查档、在线服务的需求越来越强。档案部门如果还守着库房、坐等上门，就难以满足这些需求。走向服务中心，是形势所迫，也是发展所向。

服务中心具体做什么

服务中心的档案部门，主动建设数字资源、优化检索体验、拓展在线服务。他们把文书档案等高频资源数字化，让用户在系统中快速调阅；他们围绕需求，组织专题资源、提供定制化服务。

服务还体现在对用户的支撑上。档案部门不再只是被动地提供材料，而是主动了解用户的查档需求，帮助他们快速定位资源、解读档案内容。从“给材料”到“帮用户用好档案”，是职能转变的实质。

数字化怎样支撑职能转变

职能转变的前提，是数字化建设。没有经过规范加工的数字资源，没有好用的档案管理系统，服务就无从谈起。档案数字化加工把资源建起来，系统把资源组织起来，服务才有了基础。

因此，职能转变不是一句口号，而是建立在扎实的资源与系统建设之上。先把数字资源建好、把系统用好，服务能力才能真正提升。

单位应怎样推动这一转变

推动职能转变，要从观念和能力两方面入手。观念上，认识到档案工作的价值在于利用与服务；能力上，加强队伍的系统操作、资源组织与服务意识。

对许多单位，借助外部团队完成资源与系统建设，可以让档案部门把精力转向服务。与专业的档案数字化管理公司合作，快速建成数字资源与平台，档案部门就能尽早从保管走向服务。

山东通科信息技术有限公司是国家高新技术企业、山东省档案学会单位会员，自研平台支撑在线利用与服务。公司100余名专业人员可帮助各类档案部门完成资源数字化与系统建设，支撑职能从保管向服务转变。