近年来各级档案主管部门持续推进存量档案数字化，档案数字化加工从过去的试点探索逐步变为机关信息化建设的常规任务。长期堆积在库房里的文书档案若一直停留在纸本状态，查档要翻卷、利用靠人工，既难以适应政务服务一网通办的要求，也不利于珍贵原件的保护。把纸质档案转化为可检索、可传输、可长期保存的数字资源，已成为机关单位提升治理效能的基础性工作。

政策与现实双重驱动

一方面，新修订的档案法专门增设档案信息化建设章节，明确国家鼓励和支持传统载体档案数字化，使这项工作有了法律依据；另一方面，群众办事、部门协同对在线查档的需求快速增长，档案数字化加工的进度直接影响民生档案服务的响应速度。对大多数机关而言，与其被动等待数字化率考核，不如主动规划、分批推进，把数字资源真正建起来、用起来。

数字化不是简单扫成图片

实践中常有单位把数字化等同于扫描，结果是图片堆了一库却查不到、用不顺。完整的档案数字化加工包括鉴定整理、扫描采集、图像处理、著录标引、质检挂接等多个环节，目录数据与图像数据必须一一对应。以文书档案为例，件数、页序、档号稍有差错，后续检索就会出现缺页错页，返工成本远高于前期规范作业。

怎么迈出第一步

建议先做需求调研与馆藏摸底，确定优先数字化的门类与年度，选择符合行业标准的技术路线，再通过小批量试加工验证参数与流程。规模较大的单位可与专业团队合作，把标准制定、过程监督与成果验收牢牢抓在自己手中，让数字化成果既能满足当前查档，也能为将来的数字档案室建设打好数据基础。

山东通科信息技术有限公司成立于2018年，是国家高新技术企业，深耕档案信息化领域已逾十年。公司持有档案数字化加工涉密资质，工作人员持涉密证书上岗，自主研发数据处理管理系统并配套严格保密制度，拥有100余名经验丰富的加工人员，日扫描能力超过50000页，可为政府机关、档案馆、高校、金融及央企国企等客户提供规范可靠的一站式数字化服务。