判断一份电子档案是否合格，行业通行的做法是从真实、完整、可用、安全四个维度检测。这四性既是接收验收的依据，也是日常质量检查的标尺。即便是实物档案拍摄形成的数字图像，也要保证其形态信息真实、背景元数据完整。专业档案数字化管理公司通常把四性要求贯穿加工全程。

真实性与完整性

真实性确认档案来源可靠、未被篡改、形成过程可追溯；完整性确认内容、结构与元数据齐全，无缺漏。对电子档案而言，数字化过程不得改变档案内容与原始信息，图像要忠实反映原件面貌，禁止修饰性改动。实物档案拍摄要如实记录其外观、标识与多角度形态，不能凭想象补全。

可用性与安全性

可用性确认电子档案能够被正常读取、显示与处理，这就要求选择公开、可迁移的格式，避免被专有生态锁定；安全性确认在存储、传输、利用过程中未被非法访问、破坏或泄露。涉密与敏感档案须在受控环境处理，权限严格分级，成果发布前履行开放审核手续。

四性如何落地为日常动作

四性不是验收当天才做的一次性检查，而要转化为工序中的具体动作：原图独立保存、处理留痕、多节点核对件数页数、加密存储与权限配置。把四性指标嵌入作业指导书与质检环节，数字档案资源才能经得起时间检验，真正具备凭证地位。

山东通科信息技术有限公司深耕档案信息化十余年，是国家高新技术企业、山东省档案学会单位会员。公司具备档案数字化加工涉密资质，形成了从现场整理、扫描采集、图像处理到著录建库、备份交付的完整服务链；100余人的团队日扫描可达50000页以上，已助力众多机关与企事业单位建成规范可用的数字档案资源。