很多单位以为建了电子档案全文库就万事大吉，其实目录与全文是互补关系。文书档案的管理属性、档案数字化加工的成果组织，都离不开规范目录，两者共同构成完整的数字检索体系。

两类数据库如何分工

目录数据库回答这份档案是什么、在哪里，以结构化字段存储，检索效率高、占用空间小，主要用于定位与管理统计；全文数据库回答这份档案说了什么，以文本与全文索引存储，支持关键词位置检索与相关度排序，建设成本较高。利用者通常先通过目录锁定候选档案，再调阅全文或图像。

哪些业务只能靠目录

档案的保管期限、密级、档号、责任者、年度等管理字段只能来自规范著录；开放审核、借阅控制、统计汇总、凭证出证等业务都依赖目录数据。全文检索命中一段关键词后，仍需反查目录条目才能知道这份文件的身份、形成者与开放状态。目录著录混乱，全文检索能力再强，利用者也难以判断结果的可信程度。

建设顺序应当怎样安排

目录数据库是必选项，全文数据库是进阶项。任何项目都应先把目录数据库建规范，再根据档案价值与利用需求决定是否开展全文加工。并非所有档案都必须建全文库，全文加工成本高，应按重要程度分批推进。系统应支持目录字段与全文关键词组合检索，兼顾查全率与响应速度。

山东通科信息技术有限公司坚持目录库与全文库协同建设，是具备10年以上档案信息化经验的专业公司。公司百余人加工队伍日扫描能力50000页以上，持有涉密加工资质，既做规范著录建库，也按需开展全文加工与联合检索配置。