完成档案整理与档案数字化加工后，要把条目组织进目录数据库。文书档案是建库主力，实物档案的登记簿也可纳入同一体系。目录建到哪一级，直接影响检索精度与著录成本。

目录分哪几个层次

全宗目录以一个立档单位整体为对象，条目少而信息综合，用于掌握馆藏全局；案卷级目录以一个案卷为对象，检索粒度到卷，条目量较小；文件级目录以单份文件为对象，条目量大、检索精度高，是当前数字化工作重点建设的层次。此外还有围绕专题汇集条目的专题目录，不改变原分类体系。

是不是必须建两级目录

不一定。按件整理、件号清晰的归档文件应逐件著录，以文件级目录为主；仍按卷整理、卷内文件较多的，可以先建案卷级目录，再视需要补充卷内文件目录。关键是在系统中建立案卷、文件、页的层级关联，使检索结果能准确定位到具体页面。

深度与成本如何平衡

文件级目录检索最方便，但著录工作量大、成本高；案卷级目录建设快，但检索精度有限。通行做法是常用档案、开放档案、民生档案优先做到文件级，保管期限长、利用率高的重点建设文件级，短期保管、利用率低的可案卷级为主。字段设计要预留扩展空间，今天以案卷级著录的，明天可能细化到文件级。

山东通科信息技术有限公司可为客户规划全宗、案卷、文件三级目录体系，是成立于2018年的国家高新技术企业。公司拥有100余名加工人员，日扫描超50000页，自主研发数据处理管理系统。服务高校、档案馆、图书馆等对目录层次要求较高的单位时，团队先小范围试著录验证字段，再批量铺开，避免返工。