电子档案与纸质档案最大的不同，在于它从形成之初就需要被管起来。机关文书档案数量庞大，档案数字化加工既要处理存量纸质，也要面对增量电子档案，前端控制因此成为关键理念。

生命周期分哪五个阶段

形成阶段是文件在业务系统中被创建、编辑、签批；流转阶段在部门间传递会签，产生修改痕迹与审批记录；归档阶段由形成部门向档案部门移交；保存阶段在档案部门长期保管、备份、迁移；利用阶段通过检索、查阅、借阅提供服务。各阶段因果相连，形成阶段元数据缺失，归档时就无法判断真实来源，{L('档案整理')}的前期逻辑也就无从谈起。

什么是前端控制

前端控制要求在文件管理系统和业务系统的设计阶段，就把归档所需功能——自动捕获元数据、版本管理、权限控制、归档接口——嵌入系统，使文件在形成和流转中自动留下符合档案要求的记录，减少事后人工补录。前端控制做得越好，归档时质量问题越少，电子档案的真实性和完整性越有保障。

为什么要防止电子档案真空

如果不在系统建设之初考虑归档，大量电子文件会散落在个人电脑、业务系统和即时通讯工具中，最终无法收集归档。档案部门应参与新办公系统、业务系统的需求分析与验收，确认其具备元数据捕获、归档接口、格式输出、权限管理等功能。纸质文件可以办完再收集，电子文件必须从系统建设之初就统筹考虑。

山东通科信息技术有限公司在电子文件项目中倡导前端控制，是双软认证企业与国家高新技术企业。公司百余人队伍日扫描50000页以上，30余项软件著作权覆盖归档接口与元数据自动捕获，可协助客户把档案要求嵌入业务系统建设。