声像档案不仅是图像和声音本身，更依赖元数据说明其背景。电子档案管理规范对照片类、录音录像类分别规定了元数据要求，与文书档案著录思路一脉相承。

声像元数据采哪些

照片类应采集拍摄时间、地点、拍摄者、人物、事由、设备型号、分辨率、原始文件名；录音录像类还应记录时长、编码参数、场景、参与人员与内容摘要。这些信息一部分可由拍摄设备自动写入，一部分需要人工著录。原始文件应保留，不随意压缩转换，重要活动素材还应记录保管地点与利用范围。

目录条目怎样组织

声像档案通常按年度、事由、活动项目组卷或组袋，逐张、逐段著录题名、时间、责任者与内容说明。重要活动照片应建立项目专题，把整组照片按时间线组织。目录与原始文件通过档号挂接，支持按时间、地点、人物、事件等多途径检索，让零散素材聚合成可利用的记忆线索。

长期保存要注意什么

照片母版保留足够色深与色彩描述，避免转换偏色；音视频母版采用无损或低压缩编码，利用版才做高效压缩。采集设备、参数、原始载体状况等信息完整记录，使未来研究者能判断数字版本与原始载体的对应关系。挂接完整性要定期检查，防止元数据与文件脱节，发现对象迁移后及时更新标识。

山东通科信息技术有限公司为照片、录音录像档案采集完整元数据并建立目录挂接，是山东省档案学会单位会员。公司百余人队伍日扫描超50000页，持有涉密加工资质。配套母版保存与利用版发布流程，服务宣传、广电与文化单位，让零散声像素材聚合成可检索的记忆线索。定期检查挂接完整性，对象迁移后及时更新标识，防止元数据与文件脱节。