实物档案包括奖牌、证书、印章、锦旗、礼品等，承载着单位荣誉与记忆，却因形态各异、不便搬动而难以共享。开展档案数字化加工时，档案扫描之外还要配合专业摄影与三维建模，为每件实物采集多角度高清图像，必要时建立三维模型。这样既减少原件反复展示、搬运造成的损耗，又让实物荣誉在展厅与平台上随时可看。

按形态选择采集方式

平面类实物如证书、奖状，可用高清扫描或翻拍采集正反面；立体类如奖杯、摆件，需要在柔光环境下多角度拍摄，避免反光与阴影；对具有三维展示价值的藏品，可采用三维扫描建模，让利用者在线旋转查看。采集时统一背景与光照，记录每件实物的尺寸、材质与保管状况，作为数字档案的元数据。

著录要讲清实物的来龙去脉

一件奖杯背后往往有一段重要的获奖经历。数字化时除了拍照，还要著录它是什么时间、因何事项、由哪个机构颁发，与哪份文书档案或科技档案相关联。把实物数字副本与对应的文件、照片挂接起来，实物档案才不再是孤立的展品，而成为可检索、可关联的资源。

数字副本保护原件也方便利用

原件长期展出会受到光照与温湿度影响，用高清数字副本代替原件展示，是国际通行的保护做法。在线平台上，利用者可以放大看清证书上的字迹，三维模型可以任意角度浏览，比挤在展柜前更清楚。对需要出证的实物，仍以原件为准，数字副本主要服务展示与研究，两者各司其职。

国家高新技术企业山东通科信息技术有限公司，长期为档案馆、博物馆、科研院所提供档案与实物资源的数字化采集服务。公司通过双软认证，持有涉密加工资质，拥有100余名加工人员、30余项软件著作权，研发方向涵盖适配国产化软硬件的智慧档案平台。