办公自动化普及之后，新形成的文书档案大量以电子形态存在，如果不从源头抓好电子档案归档，就会面临增量无档可归的风险。与需要扫描加工的存量实物档案不同，电子文件是直接收集，在办理完毕时连同元数据一并归档。两条主线并行推进，共同汇入数字资源体系统一管理。

从源头捕获电子文件

电子文件归档强调应归尽归，在文件形成或办理完毕时及时捕获，完整获取正文与发文稿纸、办理意见等元数据。系统与办公自动化打通后，文件可直接归档并自动携带背景信息，减少重复著录。归档时通过电子签名、可信时间戳与哈希校验，防止文件被篡改，维护其凭证效力。

双套制并非简单重复

对重要档案，实体原件与数字副本同时保存，形成双套制。纸质件满足传统凭证与查阅习惯，电子件满足快速检索与网络传输。双套制是兼顾凭证效力与利用便利的制度安排，而非重复建设。随着电子签名与电子档案管理制度完善，电子凭证效力逐步获得认可，双套比重会相应调整，但两种形态长期互补的格局仍将持续。

存量与增量要在同一平台统一

无论存量数字化形成的副本，还是增量归档形成的原生电子档案，最终都要在著录规则、档号体系、保管期限与开放范围上保持一致，检索时才能跨来源一次找全。如果把电子文件归档与存量扫描当成两条互不相干的线，就会出现两套系统、两张皮。统一平台、统一目录，才是数字档案室建设的正确方向。

山东通科信息技术有限公司既做存量纸质档案数字化，也做增量电子文件规范归档。作为双软认证企业与国家高新技术企业，公司具备10年以上经验、30余项软著与100余名加工队伍，自主研发系统兼容Windows并适配国产化环境，帮助机关实现双轨资源统一管理。