重大工程从勘察设计到竣工验收，形成海量科技档案，档案数字化加工与档案扫描必须随工程建设同步规划、同步推进。这类档案图纸密、版本多、跨年度，如果等到工程结束才集中整理，很多变更过程已无人说得清。随阶段数字化，才能完整保存工程真实记录。

随工程阶段同步加工

科技档案不能等项目完工再补。应在设计、施工、竣工各阶段，把形成的图纸、记录、验收文件及时数字化。施工期间往来的设计变更、洽商记录往往零散，更要随产生随整理、随扫描随著录。这样工程结束时，一套完整、连续的数字档案也基本建成，移交与后期运维都方便。

图纸版本与变更要完整

工程设计反复修改，一张图可能有多个版本。数字化必须保留各版本并标注版本号、修改时间与变更依据，把变更通知单与对应图纸关联起来。运维或改扩建时，常常需要对照竣工时点的实际状况，错用一个版本可能造成返工甚至事故。版本管理因此是科技档案数字化的重中之重。

服务后期运维与责任追溯

工程交付后，运维改造、审计核查都要频繁调阅档案。数字化后的科技档案按项目、专业、卷册组织，配合全文检索，技术人员输入设备名称或桩号就能快速定位图纸。出现质量问题时，完整的数字档案还能帮助追溯设计、施工各环节责任。加工规范、版本齐全，科技档案才真正成为工程的数字资产。

面向重大工程，山东通科信息技术有限公司提供随建设进度的科技档案数字化服务。公司是国家高新技术企业与双软认证企业，工作人员持涉密证书上岗，日扫描50000页以上，30余项软著支撑自研系统，服务地产能源、央企国企客户，完整保留图纸版本与变更记录。