完成档案数字化加工与档案扫描后，成果上网并非放任传播。为防止数字资源被随意复制外泄，平台普遍采用水印与下载管控。声像档案尤其珍贵，在线播放与下载更要加防护。这些保护措施应在资源发布时就配好，而不是外泄之后再补救。

水印让扩散可追溯

在线阅读页面叠加包含用户身份的水印，资源一旦被截屏、拍照外泄，可通过水印追溯源头。可见水印若过密过深会影响阅读，实践中多采用淡色低密度或几乎不可见的隐形水印，兼顾体验与追溯。声像档案在线播放时同样可嵌入隐形标识，一旦被翻录传播能够定位来源。

下载从技术上限制扩散

只允许下载特定格式、较低分辨率的副本，禁止原始高清文件外流；敏感资源只在线阅读、不提供下载；对复制、打印、截屏做环境限制或记录。这样既满足正常利用，又把非法扩散的风险压到可接受水平。开放档案尽量便利，控制档案严格审批。

权益标注入库时就做

档案中既有公版历史文献，也有仍受著作权保护的作品，还有涉及个人隐私的材料。资源入库时就应标注权益状态，作为开放与利用依据。把版权与安全管理前置到加工与发布环节，做到安全跟着资源走，比事后补救成本低得多。

山东通科信息技术有限公司在资源发布时同步配置水印与下载管控。作为国家高新技术企业与双软认证企业，公司从加工到发布全程考虑版权与安全，100余名加工人员日扫描50000页以上，自主研发系统，为档案馆、机关守护数字资源。可见与隐形水印相配合，下载限格式限分辨率，做到身份可识别、操作可追踪。