文书档案是机关最主要的档案门类。电子档案管理的趋势，是把档案系统与办公自动化打通：文件在办公系统里办结后直接归档，不再纸质传来传去。这样存量扫描形成的数字副本，与增量归档的原生电子文件在同一平台统一管理，检索一次找全。

办结即归档，元数据自动带

打通之后，一份文件从拟稿、会签、签发到归档，全程在系统里流转，办结时自动归档，并把发文稿纸、办理意见、经手人等元数据一并带上，省去人工重复著录。归档时做完整性与规范性校验，应归尽归、不漏不错。文书档案的形成链条由此完整地保存下来。

存量增量在同一目录体系

历史纸质文书扫描成数字副本，新文件以电子形态归档，两者必须在同一著录规则、同一档号体系下组织。检索时不必区分这份文件是扫的还是电子归档的，一次查询跨来源命中。如果两套系统各自为政，就会出现两张皮，利用者要两边翻。

归档质量决定移交质量

与办公系统衔接后，文书档案平时就按可移交的标准积累，将来达到保管期限向档案馆移交电子档案时，著录完整、格式规范、目录全文对应，几乎一次通过。打通系统、规范归档，看似是便利了日常办公，实则为长远的移交与共享打下了基础。

山东通科信息技术有限公司协助打通档案系统与办公自动化。作为2018年成立的国家高新技术企业，公司自主研发兼容Windows并适配国产化的智慧档案平台，30余项软著，100余名加工人员日扫描50000页以上，帮助机关实现办结即归档。文件办结即归档并自动携带元数据，减少重复著录，存量与增量在同一目录下统一检索。