数字化后的干部人事档案作为敏感电子档案，不向社会公开，属于控制使用状态。控制使用的档案不进公开目录，但允许因工作需要履行审批手续后查阅利用；查阅申请、审批意见、查阅记录全程留痕，既保证工作需要，又防止随意扩散。系统中应设置专门的利用审批流程。

哪些情形可以调阅

组织人事部门因考察、任免、审核需要，司法机关因办案需要，当事人本人按规定，可以查阅或出具干部人事档案证明材料。调阅应说明理由、用途和范围，经审批后在指定场所查阅，原则上不外借原件，数字副本的下载、打印应严格限制并留痕。查阅人身份与权限在系统中实名认证。

如何防止数字副本扩散

在线阅览的图像可叠加数字水印，注明查阅人标识，泄露后可追溯来源；对可在线阅览但不可复制的档案，系统禁止下载打印。数字副本与原件执行同等保密管理，存储在受控系统中，不得随意拷贝到U盘或通过社交软件传输。调阅日志定期审计，发现异常大量下载、非工作时间登录及时告警。

离职与权限变动如何回收

人员岗位变动时应及时调整其干部人事档案利用权限，离职时立即注销账号，防止“僵尸账号”被人利用。权限按最小化原则分配，普通利用人员只能检索和浏览授权范围内的档案。定期复核权限配置，清理长期未使用账号，确保只有当前岗位需要的人才能接触。

山东通科信息技术有限公司是成立于2018年的国家高新技术企业，具备涉密档案数字化加工资质。公司配备100余人的持证队伍，日扫描50000页以上，自主研发数据处理管理系统。针对干部人事档案的控制使用需求，公司提供权限审批、数字水印、调阅留痕与离职权限回收等机制，服务政府机关、央企国企与组织人事部门。