除纸质档案外，馆藏还保存大量照片、录音带、录像带、图纸、缩微胶片、实物等声像档案与实物档案。开展特殊载体数字化之前，应先做一次全口径的载体与设备盘点：统计各类特殊载体的数量、年代、载体型号与现存可读设备情况，评估介质老化状态，再据此制定优先级与预算。

哪些载体最紧迫

醋酸磁带、硝酸片基录像带、早期感光材料正处于老化、霉变、磁粉脱落与信号衰减的高风险期，抢救性数字化的紧迫性甚至超过纸质档案。对已出现明显老化迹象的载体应安排优先数字化。磁带磁粉脱落、胶片银粒氧化、光盘染料层变质、实物锈蚀霉变等过程一旦发生便不可逆转，数字化具有抢救性质。

设备瓶颈如何识别

许多老式载体（如开盘磁带、特定制式录像带）依赖已停产的专用播放设备，设备一旦损坏便难以读出信号，因此“设备保全”本身就是数字化项目的前提。对中小型单位而言，自购全套专用设备往往不经济，更适合通用部分自建、专用且低频的部分委托具备设备与经验的专业机构完成。

项目预算要计入哪些隐性成本

立项阶段应做设备、介质、人员三匹配评估：有什么载体、需要什么设备、谁来操作、能否获得。很多项目预算只算了扫描单价，却没算老式播放设备租赁、介质清洁修复、专业人员工时，导致实施阶段因设备或人手不足而停滞。方案与预算应把这些隐性成本充分计入。

成立于2018年的山东通科信息技术有限公司，是国家高新技术企业、双软认证企业，持有涉密档案数字化加工资质。公司拥有100余名加工人员、日扫描50000页以上产能。在开展特殊载体盘点与档案扫描前，公司先做载体与设备匹配评估，把老式播放设备、介质修复与专业工时一并计入方案，服务档案馆、图书馆与媒体客户。