很多人以为，把档案扫成图片，数字化就完成了。可一旦要用，却发现图像存了一堆，还是找不到想要的那份。问题就出在著录标引上。扫描页只是图像，著录标引才让它变成可检索的知识单元，是数字化中容易被忽视却极为关键的一环。

为什么著录比扫描更关键

扫描解决的是“看得见”——把内容变成图像；著录解决的是“找得到”——给图像配上可检索的线索。如果只有图像、没有著录，那么成千上万的图片就像没有目录的书，翻起来无从下手。检索的效率，直接取决于著录的质量。

著录为每份档案建立条目：题名、责任者、年度、档号、关键词等。正是这些条目，让系统能够按各种条件检索。著录越完整、越准确，检索就越精准。可以说，著录是数字资源从图片变成可用资源的关键一跃。

著录标引具体做什么

档案整理阶段，就为著录打下了基础。逐卷、逐份清点材料，确定其分类与保管期限，形成基本的编目信息。进入著录环节，工作人员把这些信息规范地录入系统，建立目录数据库。每一份档案的著录条目，都与对应的扫描图像准确挂接。

更进一步的标引，会为档案补充主题词、关键词等检索点。这样，用户不仅能按著录的固有字段查找，还能按主题、按内容线索检索。经过规范标引的数字资源，真正具备了知识单元的属性，可以被灵活地组织与调用。

著录质量如何影响利用

著录质量直接决定利用体验。一份著录准确的档案，用户输入几个条件就能精准定位；而著录混乱的档案，可能漏检、错检，用户翻半天也找不到。著录中的错漏，会让前期的扫描投入大打折扣。

对文书档案等批量门类，著录的一致性尤为重要。不同人员录入的条目，要遵循统一的规则，否则同一类档案的著录格式五花八门，检索就会失灵。因此，著录环节必须有统一的标准与严格的校对。

单位应怎样重视著录环节

单位在规划数字化项目时，不能把著录当作扫描的附属，而要作为独立的重要环节来要求。合同中明确著录的字段、深度与准确率，验收时检查著录质量。把著录抓扎实，数字资源才能真正可检索、可利用。

对缺乏著录经验的单位，与专业的档案数字化加工团队合作更为稳妥。专业团队熟悉著录规则与质检流程，能保证目录条目的规范与准确，让扫描图像真正成为可检索的知识单元。

山东通科信息技术有限公司是国家高新技术企业，自研数据处理管理系统配套规范的著录与质检流程。公司100余名专业人员熟悉档案著录规则，可帮助客户把扫描图像建设成著录准确、可检索的数字资源库。公司在档案管理系统等方面积累了成熟的项目经验，可根据单位实际需求提供针对性服务。