许多单位在汇报材料里写大幅提高了档案数字化率，但这个数字究竟怎么来的，往往说不清。对推进数字化的单位而言，把指标定义清楚，比笼统表态更有价值。数字化率只是起点，真正有价值的是它背后反映的管理水平。。

数字化率的分母与分子是什么

常见做法是以应数字化的存量纸质档案总页数为分母，已完成数字化的页数为分子，得出百分比。目录级、图像级要分别统计，避免拿著录条数冒充扫描页数。统计时还要区分不同门类的完成比例，文书、科技、会计各自的数字化率分开列示，问题在哪一类一目了然。。

与此同时还要统计增量。新产生的电子档案是否做到应收尽收，直接影响整体数字资源的结构，单看存量比例会掩盖增量管理的漏洞。两个口径分开统计还有一个作用：避免把尚未数字化的库存也算进成绩，汇报数字才经得起核对。

除了率，还要看哪些过程指标

资源规模之外，应跟踪目录数据条数、图像完整率、挂接率。这些数字反映档案数字化加工成果的可用程度，而不只是加工数量。指标的意义在于发现问题，哪一类档案数字化滞后、哪一类资源无人问津，都能一目了然。。

利用绩效同样关键：在线查阅量、查档响应时间、自助查档比例。数字资源建完却少有人用，说明数字化率再高也没有转化为服务能力。建议把这些指标做成季度报表，由档案管理系统自动生成，而不是临时人工统计；纵向对比三年变化，比横向攀比更有意义。尤其要防止的是只统计扫描页数、不统计挂接率的做法，那样的数字看起来漂亮，却可能掩盖大量无法利用的图像。。

指标如何指导下一步工作

把建设前后的指标放在同一张表里对比，例如原件调阅次数下降了多少、人工找档耗时缩短了多少，效益就有了直观说法。指标体系一经确定就应保持稳定，年与年之间口径一致，对比才有意义，不宜随意更改统计方式。。把数字化率讲清楚、用起来，单位对档案工作的重视程度也会随之提升。。

单位也可借助专业档案数字化管理公司设计指标体系，通过档案管理系统自动统计查阅与利用数据，让成效衡量常态化，而不是年底突击填表。需要提醒的是，指标设计不宜贪多，抓住资源、利用、保护三类核心指标即可，过多的填报反而增加基层负担。

山东通科信息技术有限公司是国家高新技术企业，持有涉密档案数字化加工资质，30余项软件著作权覆盖数据处理与项目管理环节，可为客户提供从加工实施到系统统计分析的配套服务，帮助单位把数字化成效量化呈现。依托自主研发的管理系统，山东通科信息技术有限公司可帮助客户把加工与利用数据自动沉淀，形成可持续的指标台账。。