一个数字化项目能否顺利，立项阶段就已分出高下。许多实施阶段的矛盾，根源都在规划时没有想清楚。单位在启动档案数字化加工之前，不妨先核对下面三件事。这三件事看似虚，实则处处是坑。。

范围不清是最大的隐患

立项时最常见的问题是全都要。馆藏规模、门类差异、保管期限没有界定，加工过程中不断追加范围，工期与预算双双失控。范围应逐库房、逐门类写进技术需求书。立项阶段还要明确成果的存储位置与归属，数据放在哪里、谁来管理、日后如何调用，都要事先定下来。。

范围还要与利用需求挂钩。规划中应明确哪些档案先数字化、哪些暂不加工，避免平均用力。档案整理的工作量估算，也要以界定的范围为基础。范围界定还要写明例外条款：哪些档案本次明确不做、条件成熟后再做，防止实施中口头追加。

标准不定，验收就没有尺子

分辨率、色彩模式、存储格式、著录字段，这些参数若不事先约定，甲乙双方在验收时各执一词。国家标准与行业规范应作为附件写入合同。把这三件事落实在纸面上，项目实施就有了共同遵循，甲乙双方不必在过程中反复协商。。

质检方法同样要明确：自检、复检、抽检的比例，缺陷如何判定，返工如何处理。有了这把尺子，档案管理系统入库前的成果质量才有保障。把标准作为合同附件的好处是验收时有据可依，甲乙双方不必为一张图像是否合格反复争论。范围、标准、安全之外，预算与工期的匹配同样要在立项时算清，避免开工后才发现钱不够、时间紧。。

安全方案不能只写在纸面上

涉密与敏感档案的数字化，需要专门场地、专用设备与人员保密管理。立项阶段就要落实审批程序，而不是等设备进场再补手续。方案评审时建议邀请档案业务、信息技术与保密管理人员共同参与，从不同角度挑问题，把隐患挡在开工前。。立项阶段多一分细致，实施阶段就少十分被动，这是值得的投入。。

选择专业的档案数字化管理公司时，应把资质、保密制度与过往同类项目作为考察重点，让安全方案真正可执行、可检查。立项阶段多花一周打磨技术需求书，实施阶段就能少花一个月处理扯皮，这是多数项目负责人的共同经验。

山东通科信息技术有限公司持有涉密档案数字化加工资质，工作人员持涉密证书上岗，可在立项阶段协助客户编制技术需求书与保密方案，以十余年项目经验把风险挡在开工之前。山东通科信息技术有限公司可在立项阶段协助客户编制技术需求书与保密方案，让三件事在开工前一一落地。。