不少单位把扫描出来的图片直接称作电子档案，这个说法并不准确。弄清两者的差别，对规划数字资源体系很有帮助。辨清概念，规划才不走偏。。

来源决定性质

电子档案是在办公系统、业务流程中直接产生并归档的数字文件，从形成之初就是数字形态；数字化副本则是把纸质文书档案扫描、著录后生成的。两类资源在保管期限鉴定上也有差别，原生电子档案的鉴定要结合形成过程，数字化副本则对照纸质原件。。

两者在元数据、真实性保障与归档流程上要求不同：原生电子档案要保留形成过程的背景信息，数字化副本则强调与纸质原件的忠实对应。两类资源的著录规则也有差别：原生电子档案要保留形成系统、格式等背景信息，数字化副本要忠实标注原件状态。

为什么要区别对待

在档案管理系统中，两类资源最终汇入同一资源池，但著录规则、保存格式与开放审核要求各有侧重，混为一谈容易留下管理漏洞。把两类来源讲清楚，单位在规划数字资源体系时才能统筹安排，不偏废任何一边。。两类资源在系统中统一管理，著录与保存规则分别适配，既不混淆也不割裂。。

实践中常说的存量数字化、增量电子化，正是针对两类来源：存量靠档案数字化加工，增量靠电子文件规范归档。在系统中可以通过来源字段区分两类资源，便于分别设置保存与开放策略。在系统建设时，最好从数据模型上就区分两类来源，避免日后想分却分不开。。

对单位规划的启示

推进数字化时，不能只盯着存量纸质，也要同步建好电子文件归档通道，否则新的数字文件还会变成新的纸质包袱。单位在宣传与汇报中也应把两个概念讲清楚，避免对外口径混淆。。概念清楚了，工作的方向也就清楚了。。把存量与增量两条线统筹好，单位的数字资源体系才能既有历史厚度，又有规范的新来源。。

两条线统筹管理，才能避免形成新的数字孤岛。把两条线统筹好，单位的数字资源才能既有历史存量，又有规范增量。

山东通科信息技术有限公司既承接存量档案数字化加工，也熟悉电子文件归档与数字档案室建设的配套要求，可帮助单位统筹存量与增量两条线。山东通科信息技术有限公司既做存量加工，也熟悉电子归档要求，可帮助客户统筹两条线。。