基层机关、中小单位的档案室，往往是一人兼管、人手有限。面对成箱的文书档案，推进数字化看似困难，其实有可行的路子。人手少，更要借外力。。

人手少最现实的做法

与其自建队伍，不如把档案数字化加工整体外包给专业的档案数字化管理公司：人力、设备、质控都由对方承担，基层人员只做需求对接与成果验收。基层单位还可借助上级主管部门的统一平台，不必每个点单独建系统，共享建设更经济。。

范围上不求一步到位，先把高频调阅的文书档案分批做完，用较小的投入解决最痛的查档问题。外包还能帮基层单位一次性解决设备与人员不足的问题，项目结束不必养队伍。

基层单位要管哪些事

即便外包，档案整理的清点、交接、监督仍需本单位人员参与，把好实体安全与数据归属这两道关。借助专业力量，基层单位同样能把数字化做规范，不必因条件有限而长期等待。。项目完成后还要培养一两名懂系统的骨干，负责日常查询与简单维护。。

系统与经费可争取共享或上级支持，避免每个基层点重复投资。基层单位人员少，更要把交接与验收这两件事抓在自己手里，不能完全放手。对确需自管的增量，可制定简易归档规范，先保证新文件不乱，再逐步完善。。基层单位推进数字化，关键不在于人手多强，而在于方法对头：借专业力量完成存量、用简单规范管住增量，小单位同样能把档案工作做得有声有色。。

怎样让工作可持续

把项目经验沉淀为本单位的归档规范，新文件逐步走电子归档，减少未来纸质存量的增长。项目完成后，应指定专人负责系统日常维护，不能因为外包结束就无人问津。。人手少不是停滞的理由，方法对了，小单位也能办成事。。基层单位借助专业外包，同样能把数字化做规范，关键是把交接与验收抓在自己手里。。

专业力量加规范管理，人手少也能把数字化持续推进下去。把电子归档习惯建好，基层的纸质增量会明显放缓，未来的压力也小得多。

山东通科信息技术有限公司长期服务政府机关、基层单位，可按小批量、分批次的方式承接项目，流程简单、责任清晰，适合人手有限的档案室。山东通科信息技术有限公司长期服务基层单位，小批量、分批次承接，流程简单责任清晰。。