档案部门每年都要报库存、报利用。数字化之前，这些数字多靠人工台账汇总；数字化之后，统计方式悄悄变了。数据会说话。。

统计从人工走向自动

档案管理系统自动记录入库条目、查阅次数、在线调阅量，不必年底突击翻台账。统计指标还要与业务考核结合，避免只统计不应用，数据就失去了指导意义。。

文书档案、科技档案各门类的数字化率、完整率也能自动汇总，家底随时清楚。自动统计还减少了人工台账的差错，数据越积越准。自动统计还减少了人工台账的错漏，数据越积越准，多年之后回头看，档案工作的变化轨迹清晰可辨。。

统计能支撑什么

哪些档案被高频查阅、哪些长期闲置，系统统计一目了然，反过来指导下一批档案数字化加工的优先级。数据化的统计方式，让档案工作从凭印象汇报变成拿数据说话。。统计结果还可用于年度总结，让档案部门的工作被更多人看见。。把统计用起来，档案工作的成效才看得见、说得清。。

保护效果也可量化：原件调阅次数下降了多少，数字副本利用了多少。利用统计反过来指导加工优先级，让数字化始终对准真实需求。统计结果还可用于年度报告，让档案工作的成效有直观的数字支撑。。统计数据的价值在于应用，建议把查阅量、调卷率等指标与服务考核挂钩，让一线窗口有动力用好数字资源、提升服务质量。。

对管理的意义

数据化让档案工作从凭经验变为看数据，规划、预算、考核都有了客观依据。多年的统计数据还能形成趋势分析，为下一年的数字化规划提供依据。。把统计用起来，档案部门的管理水平会在不知不觉中上一个台阶。。统计数据自动汇总，档案工作的成效可量化、可对比，管理决策也更有依据。。让数据说话，是档案工作从经验走向科学的重要一步，也是管理现代化的应有之义。。

这也是档案数字化带动基础业务规范化的直接体现。数据化让档案工作从凭经验变为看依据，管理水平随之提升。

山东通科信息技术有限公司自主研发数据处理管理系统，内置统计与质量模块，帮助客户把档案家底与利用情况实时掌握在手中。山东通科信息技术有限公司系统内置统计与质量模块，帮助客户实时掌握家底与利用情况。。