如果说扫描解决了档案看得见的问题，著录标引解决的就是档案找得到的问题。目录数据是检索、统计和管理的入口，著录不规范、档号错挂、主题词各写各的，系统再强也查不准。把档案著录和标引做规范，是数字资源从数据堆积走向可用的关键一步。

著录项目与档号编制

档案著录要遵循客观、准确、完整和一致的原则，题名照录原标题、不当的考证后拟写并加注，责任者写全称或规范简称，时间写明年月日。档号是档案唯一标识，一般由全宗号、门类代码、年度、保管期限代码、机构或问题代码、件号等段落组成，各段按规定符号分隔。档号编制要保证唯一、稳定、可扩充，实体标签、扫描文件名和著录条目三者必须严格一致，错挂会导致条目与图像张冠李戴，返工成本极高。

档号和题名著录还要守住客观性。题名要照录原标题，原题名笼统或缺失时，在读懂文件内容后再拟写并加方括号说明，不能凭主观臆断拼凑；责任者区分形成者与立卷者，机构更名或撤销的要注明沿革；时间一般以落款日期为准。这些看似细小的著录习惯，直接决定日后检索能不能命中、统计能不能准确，是著录质量的基本功。

分类标引与主题标引

标引分两类：分类标引依据分类方案赋予分类号，把同类档案集中便于族性浏览；主题标引依据主题词表选取规范词，直指具体事物便于特性检索。做主题标引时，先分析档案内容主题，再从词表中查表选词，一份文件一般标引三至八个主题词，过多会增加检索噪声，过少会漏检。选词必须用词表正式词、不得自由造词，组配要合理，同一内容在不同条目中保持用词一致。

一致性控制与质量校验

著录标引最容易被忽视的是一致性。不同人员对同一类档案的字段填法、分类判断和主题选词往往有差异，需要在开工前制定著录细则和样例库，并通过试著录统一认识。过程中实行自检、互检、抽检三级检查，系统对必填项、格式和档号唯一性做自动校验。档号、密级、保管期限等关键项目建议全检，一般项目按比例抽检，发现批量问题追溯规则或培训原因，才能把目录数据质量稳住。

山东通科信息技术有限公司在数字化加工中同步提供规范的著录与标引服务，按照档案著录规则和档号编制标准组织条目录入与图像挂接，配套三级质检和数据校验，帮助客户建成著录准确、检索高效的目录数据库。