随着办公自动化和业务系统普及，单位日常形成的数字文件越来越多，办完后如果散落在个人电脑和聊天工具里，多年后将无法挽回。把电子文件归档纳入规范管理，连同描述其来龙去脉的元数据一起收齐，是保障电子档案真实、完整、可读的前提。

归档范围与归档方式

凡是反映单位职能活动、具有查考价值的电子文件，都应纳入归档范围，包括正式公文、会议纪要、合同协议、重要审批记录、数码照片和录音录像等；临时性过程稿、重复件和草稿可按规定不归档，范围还要随业务变化定期修订。归档方式分三种：单件办结即归的即时归档，按年按季集中整理移交的定期归档，以及业务系统办结后自动推送的在线归档。实践中多方式并用，重要件即时归、日常文书定期归、政务办件在线归。

归档格式与信息包

归档格式要选开放、稳定、长期可读的格式：需要保持原貌的公文固化为版式文件，需要继续利用的同时保留可编辑版本，照片保留原始文件，业务数据导出通用格式并附数据字典。移交时应把正文、元数据、目录和结构说明按规范封装成归档信息包，做到内容完整、清单明确，使接收方不依赖形成方系统也能独立解析。

四性检测是归档环节的质量闸门。真实性核查文件来源和电子签名是否可靠，完整性核查正文、附件与元数据是否齐全对应，可用性核查文件在当前环境能否正常打开显示，安全性核查权限、病毒和备份是否到位。检测不合格的电子文件不得入库，属于元数据缺失的由形成部门补录，属于格式不可读的重新规范归档，整改并复检合格后再办理入库手续。

元数据著录要求

元数据是描述电子文件的数据，是理解文件来龙去脉、维护凭证价值的关键。它包括描述性的题名、责任者、日期，技术性的格式、生成软件、创建修改时间，管理性的保管期限、密级、档号和背景性的办理过程。著录应尽量从业务系统自动捕获，减少人工随意填写，做到文件与元数据同时归档、同等完整；形成阶段无法补录的元数据必须在归档前固化，并保证同一元素在不同阶段格式一致、来源唯一。

山东通科信息技术有限公司熟悉电子文件归档与电子档案管理规范，可协助客户梳理归档范围、配置归档信息包，并通过自主研发的管理平台实现元数据捕获、著录挂接与四性检测，帮助单位稳步推进存量数字化与增量电子化。