档案数字化不是把纸质文件简单扫描成图片的孤立作业，而是从前处理到数据交付的系统工程。实践反复证明，许多数字化项目的返工，根源不在扫描环节，而在扫描之前的档案整理没有做到位。把档案理顺、页序排清、目录建准，数字化加工才能少走弯路。档案整理看似基础，却直接决定后续扫描、著录、挂接各工序的质量与效率。

整理要达到什么样的状态

档案整理的核心目标，是使档案达到可扫描、可著录、可核对的状态。具体包括把档案按既定整理体系理顺，完成分类、组卷、件的确定和页序梳理；区分原件与复印件、正文与附件，区分不同件的页面，防止张冠李戴；特别注意卷内文件排列顺序、正本与定稿关系、批示与附件的归属。整理的成果应是一件一档、页序清楚、附件齐全。对已经规范整理过的馆藏，整理以复核为主；对整理基础薄弱的档案，整理本身就是一道大工序，必须在数字化前完成。

出库、鉴定与编目登记

整理工序与出库、鉴定、编目、登记紧密衔接。出库时依据批次计划从库房调档，与库房台账逐卷核对件数卷数，检查有无霉烂缺损、易脱落附件，做到账实相符、责任到人。鉴定环节复核档案的价值、密级与开放属性，确认是否属于本次数字化范围，对破损件作出修裱安排。编目形成档号、题名、责任者、年度、保管期限、页数等基本字段，作为著录和图像挂接的源头数据。登记则为每件进入作业线的档案建立流转台账，记录身份、状态、位置和经手人，相当于给每件档案发一张身份证。

整理质量对数字化加工的影响

为什么强调准备工序尽量前置？因为越往下游，纠错成本越高。在整理阶段发现页序错误，几分钟即可理顺；扫描后才发现页序颠倒，就要返工重扫、重处理；到著录阶段才发现缺页，就要从图像库回查、补扫、重新挂接。常见的件数不清、页序不对、目录不全这三不问题，根治之道就是在准备阶段建立逐件登记与双人核对制度。扫描工位实行扫前核对目录与原件、扫中核对页数与图像、扫后核对命名与挂接的三核对，看似增加动作，实则是防止后期批量返工最经济的手段。

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