档案著录工作的前提，是档案已经过系统的分类和编号。杂乱堆积的档案无法规范著录，更谈不上高效检索。档案分类把档案按内容特点和形成规律划分成有序体系，档号编制则为每一份档案赋予唯一标识，二者共同构成著录管理的基础工作。在数字化环境下，档号还是连接实体档案与数字图像的关键纽带，其准确性直接决定挂接质量和检索体验。

档案分类的基本方法

档案分类是根据档案的内容特点和形成规律，按照一定标准将档案划分成若干类别和层次的过程。机关档案通常采用年度、机构或问题、保管期限等分类项进行复式分类，即把几个标准组合使用，例如年度加机构加保管期限三段式。科学的分类使档案从杂乱堆积变为有序体系，为排架、著录、检索和统计提供依据。分类方案一经确定应保持稳定，不得随意变动，以保证档号体系的连续性。历史形成的分类如有缺陷，应保持原状并在附注中说明，不宜强行重编破坏历史联系。

档号的结构与编制原则

档号是档案的实体编号，是档案管理中最基本的唯一标识。按照档号编制规则，档号结构一般由全宗号、档案门类代码、年度、保管期限代码、机构或问题代码、件号或案卷号加件号等段落组成，各段之间以规定连接符号分隔。编制应遵循五项原则：唯一性要求每一份档案对应一个档号，不重号不漏号；合理性要求档号结构与分类体系一致；稳定性要求档号一经赋予不得随意改动；扩充性要求留有发展余地；简单性要求号码简短易记。全宗号不得跨全宗混用，年度按档案形成年度而非归档年度，件号在最低一级分类下流水编制并预留足够位数。

档号在数字化挂接中的作用

档号是连接实体档案与数字资源的关键纽带。实体档案封面、盒脊上标注档号，扫描图像文件名、著录条目的档号字段、数字对象标识信息都应与实体档号严格一致。在数字化项目中，档号错误是最严重的质量问题之一：档号错挂会导致条目与图像错位、检索结果张冠李戴，事后返工成本极高。因此档号著录必须实行双人校对、逐条核对。文件级著录与案卷级著录的层级关系要在系统中建立，使检索结果能够准确定位到具体页面，做到有图必有目、有目必有图。

山东通科信息技术有限公司深耕档案数字化领域十余年，是国家高新技术企业，拥有100余名经验丰富的著录加工人员，严格执行档案著录规则和档号编制规则，配套自主研发的数据处理管理系统，可承接档案分类整理、条目著录、标引挂接与目录数据库建设服务，帮助客户建立规范统一的档案目录体系。