档案数字化是一项政策性、规范性极强的工作，从档案出库、扫描加工、著录标引到成果验收，每个环节都在标准规范约束下开展。对项目管理人员与作业人员而言，理解并用好纸质档案数字化规范与电子文件归档国家标准，是保证成果质量、避免验收争议的基本功。其中DA/T 31与GB/T 18894分别对应存量纸质加工与增量电子管理两条主线，需要统筹执行。

DA/T 31纸质档案数字化规范要点

《纸质档案数字化规范》是纸质档案数字化项目的主标准，对前期准备、扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、成果验收与安全管理作出系统规定。分辨率方面，普通公文页面一般采用不低于200dpi的分辨率，珍贵档案、字迹较小或需放大阅读的档案提高到300dpi及以上；色彩模式按页面情况分别采用黑白二值、灰度或彩色，有底灰、印章、批注的页面用灰度，红头与彩色图文用彩色；存储格式上黑白与灰度常用TIFF、彩色常用JPEG。验收时，可计算机自动检验的项目如文件格式、分辨率、图像完整性应全数检验，人工抽检项目抽检比例不低于百分之五。

GB/T 18894电子文件归档规范要点

《电子文件归档与电子档案管理规范》是电子文件管理领域最基础的国家标准，确立了电子文件真实、完整、可用、安全的管理目标，规定了归档范围、整理与归档、收集与移交、保管与利用、统计与检测等内容。它要求电子文件及其元数据同步归档，归档电子文件应来源可靠、程序规范、要素合规，并对格式选择、存储组织与检测方法提出原则要求。该标准与纸质档案数字化规范相互衔接：同一家单位中，存量纸质档案按加工规范扫描，增量电子文件按归档规范整理，二者最终汇入同一套目录数据库与元数据体系，避免形成新的数据孤岛。

标准如何在项目中落地

贯标即把标准落实到招标、作业、验收全过程。招标环节应明确列出执行的标准清单，并将分辨率、色彩模式、抽检比例、合格率等关键参数写入技术需求书，使质量要求可考核；作业环节把标准细化为岗位操作规程，开工前用试扫页验证参数；验收环节对照标准逐项核查，自动项目全检、人工项目按比例抽检。使用档案标准时要注意现行有效性，档案标准会随技术发展修订替代，项目立项前应核对所引用标准是否为现行版本，不得引用已废止标准作为验收依据。一个完整项目往往同时引用十项左右标准，形成相互配套的标准组合。

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