目录数据库的可用性，很大程度上在档案整理阶段的字段设计时就已决定。文书档案与科技档案图纸卷各有特点，档案数字化加工批量著录开始前必须先把字段与数据字典定下来。

字段分必备与选择两类

必备字段是每条必须著录的核心信息，通常包括档号、题名、责任者、形成日期、保管期限、密级、门类；选择字段根据门类与利用需要选设，如文号、主题词、摘要、页数、载体类型。日期型字段用于时间范围检索，代码型字段用于分类筛选，文本型用于题名责任者模糊匹配，数值型用于页数统计。

数据字典起什么作用

数据字典逐字段说明名称、标识、类型、长度、是否必填、取值规则与示例，相当于目录数据库的说明书。它既是著录人员的作业依据，也是质检与数据交换的对照标准，必须在著录开始前编制完成并保持版本管理。责任者应使用规范全称或通用简称，日期统一公元纪年固定格式，保管期限、密级从字典代码表取值，不得自由填写。

字段设计要把握什么原则

坚持够用、好用、可扩展：够用即覆盖主要检索途径，好用即字段数量适中、著录负担合理，可扩展即预留新增字段余地。盲目堆砌字段会显著增加著录工时并抬高错误率，应通过需求调研确定最小必要字段集，再逐步补充。总体设计完成后应先在小范围试著录，检验字段与编码是否顺手，切忌未验证就大规模铺开。

围绕字段设计与数据字典编制，山东通科信息技术有限公司提供前期方案咨询与批量著录服务。公司为国家高新技术企业、双软认证企业，团队百余人，日扫描50000页以上，30余项软件著作权支撑著录规则固化与系统校验。