档案整理成果要通过著录固化为可检索数据。干部人事档案的任免信息、会计档案的凭证日期都容不得差错；一般文书档案也需要稳定的质量底线。著录质量控制因此贯穿全过程。

质量控制分哪三个阶段

事前控制包括制定著录细则与标引规则、培训考核上岗、制作范例与常见错误对照；事中控制实行自检、互检、抽检三级检查，系统设置必填项、格式、逻辑校验，对疑难问题建立会商机制；事后控制包括批量质检、按比例抽样或全检、发现共性问题返工，并建立质量台账记录差错率与整改。

常见差错有哪些类型

题名差错表现为照抄不当标题、漏要素、臆造内容；责任者差错为简称不规范、漏列错列；时间差错为月日缺失、纪年错误；档号差错为段落错位、重号漏号；另有密级期限差错、标引差错与挂接差错。校验时还应关注逻辑一致性，如形成时间应早于归档时间、永久保管档案不应出现在短期目录中。

全检还是抽检

关键项目如档号、密级、保管期限、题名核心要素应全检，因为错误影响大、后果严重；一般项目按比例抽检，比例根据差错率动态调整，差错率高时提高抽检并扩大返工。著录质量问题往往具有批量性，应按人员、批次、时间段分别统计错误率，把质量控制从事后补救转向过程预警。

山东通科信息技术有限公司实行自检、复检、抽检三级质检制度，是国家高新技术企业、山东省档案学会单位会员。公司百余人团队日扫描50000页以上，30余项软件著作权覆盖质检与台账模块，关键项目全检、一般项目抽检，确保著录数据质量。从政府机关到金融机构，众多客户借助其规范质检把数字化成果真正用到日常查档中。