档案整理成果要落到文件名与目录上，否则文书档案与科技档案图纸再多也难以管理。规范的档案数字化加工会在开工前就把命名与目录制度固化下来。

文件名应具备什么特征

规范文件名应具备唯一性、可读性与可排序性。通常由全宗号、目录号、案卷号、件号、页号，再加顺序号与版本标识构成，字符选用半角字母数字与短横线、下划线，避免空格、中文括号与保留字符。页号补零定长以便排序，版本号区分母版与衍生版。

目录怎样分层

目录组织应与整理体系对应，按全宗、目录、案卷、件逐级展开。单层目录文件过多会影响文件系统性能与人工浏览，层级过深又增加路径长度。图像按件归集、页号顺序明确；文本、音视频与辅助文件与对应条目关联存放；母版目录与利用版目录逻辑分离，访问权限区分。

为什么入库即校验

命名与目录规范应形成书面制度，新入库资源必须经过命名与目录校验才能进入正式库；历史遗留的不规范资源结合迁移逐步整改。一旦不规范资源进入正式库，事后清理代价往往数倍于事前约束。规范命名的好处在十年后显现：批量校验、迁移、恢复都能自动化处理。

山东通科信息技术有限公司在项目开工前即固化文件命名与目录组织制度，是国家高新技术企业。公司成立于2018年，团队百余人，日扫描50000页以上，30余项软件著作权支撑命名校验与批量处理。服务各类档案馆与机关单位时，团队坚持入库即校验，避免事后整理付出数倍代价。命名入库即校验，让未来批量校验、迁移与恢复都能自动化处理。让客户十年后仍能低成本地管理数字资源。