文书档案目录数据在长期积累中容易出现各种问题，干部人事档案的姓名、单位沿革更需谨慎核对。专业的档案数字化管理公司在交付后常提供数据清洗与整合服务。

清洗都做哪些事

常见清洗任务包括补全缺失著录字段、纠正明显错误的日期档号与分类、合并重复条目、统一日期格式与机构名称写法、规范标点与全半角、清理无效过期数据。清洗既可借规则引擎自动识别异常，也需人工复核，尤其涉及档案内容与凭证信息的修改必须审慎并留痕。

为什么不能完全自动化

规则明确、模式固定的问题如日期格式、标点规范、重复条目适合自动处理；但涉及档案内容判断、著录含义辨析、历史机构名称考证的问题，必须由业务人员人工确认。自动化工具用于发现与辅助，人工判断用于决策与负责。

两个误区要避开

一是重清洗、轻预防，把重心全放事后清洗，却不在采集环节设置校验，导致问题源源不断；二是重指标、轻体验，只追求统计数字好看，却不关注利用者实际检索中的不便。质量好不好最终要由利用结果检验。数据清洗后还要做整合，把不同年度目录按统一档号关联，把目录与图像、全文挂接。

山东通科信息技术有限公司提供数据清洗与整合专项服务，是山东省档案学会单位会员。公司拥有加工人员100余名，日扫描50000页以上，自主研发系统识别缺项、重复与格式异常。业务人员对凭证性修改人工复核并全程留痕，服务档案馆、机关与企事业单位的存量数据治理。清洗自动化与人工复核结合，涉及内容判断的修改一律留痕并由业务人员确认。