声像档案记录着单位的重要活动与历史瞬间，载体多为照片底片、录音带、录像带，年代久了容易霉变、磁粉脱落。档案扫描与采集不能照搬纸质流程：照片要用专业平板或扫描仪高清采集，录像要通过视频采集设备转成数字文件。更重要的是同步做好著录，否则图像转出来却不知道拍的是什么，价值大打折扣。

采集要先保住母版质量

照片数字化应优先保证色彩与细节，按高于利用需求的分辨率采集母版，母版无损保存，利用版再压缩输出。老旧底片与褪色照片采集后还要做适度的色彩校正与去污，但不随意篡改原始影像。录像磁带采集前先检查带体状况，必要时先做修复再转制，避免转录过程中信号损失。声像档案采集的关键，是把珍贵影像尽可能原样地搬进数字世界。

著录要把故事补回来

声像档案的价值在于内容，而内容往往不在画面里。数字化时必须为每一组照片、每一段录像著录时间、地点、人物、事件与拍摄者，说明照片之间的关系。没有著录的影像只是一堆无法检索的文件，著录完整的影像才能按人物、按事件被找到。这一步看似繁琐，却决定了声像资源将来能不能被用起来。

格式转换兼顾兼容与长期

录像与录音格式繁多，数字归档时应转换为通用、可长期保存的格式，同时保留原始母版与转换说明。音视频文件体积大，存储上采用在线与近线结合的分层策略，常用的放在线供调阅，珍贵母版离线备份。声像资源还要与文书档案建立关联，让一次会议的影像能和会议通知、纪要互相印证。

山东通科信息技术有限公司成立于2018年，是山东省档案学会单位会员，也是国家高新技术企业。在声像与纸质资源数字化方面，公司配备书刊、高速、平板等多类扫描设备，由100余名专业人员操作，日扫描50000页以上，并以自主研发系统管理加工全过程。