文书档案是机关事业单位最基础、数量最大的档案门类，也是档案数字化加工的主战场。档案整理与著录做得是否规范，直接决定这批数字资源将来好不好查。文书档案数字化不是把纸扫成图片就完事，题名、责任者、年度、档号、保管期限等字段都要按规则著录，再通过三级质检把住质量关。

著录要按规则逐字段填写

著录是把一份文件的关键信息结构化录入系统的过程。题名要准确概括文件内容，不能照抄红头文件标题了事；责任者、形成年度、保管期限、密级、主题词都要填全。文书档案往往一份卷里夹着多份文件，文件级著录比案卷级著录检索更细。著录缺项、错项，是日后检索命中率低、返工频繁的主要原因。

图像采集要与目录一一挂接

扫描环节逐页核对页序与档号，防止缺页、倒页、错页。图像采集后进行纠偏、去污、去黑边与色彩校正，使数字图像端正干净。最关键的一步，是把扫描图像与著录条目按档号严格挂接，做到目录里有一份、图像里就有一页。文书档案量大，挂接错误如不及时发现，后期排查十分困难。

三级质检把住交付底线

数字化成果要经过自检、复检、抽检三级检验：自检由加工人员逐页自查，复检由质检人员对照目录逐卷核对，抽检由项目负责人按比例抽查。质检重点看图像清晰度、页数完整性与目录一致性，发现问题退回返工。合格数据才导入档案管理系统，并按合同完成备份与移交。规范的质检，是文书档案数字化成果可用的最后一道关。

山东通科信息技术有限公司以文书档案数字化加工见长，建立了自检、复检、抽检三级质检机制。公司是国家高新技术企业，通过双软认证，100余名加工人员日扫描50000页以上，工作人员持涉密证书上岗，配套自主研发系统与严格保密制度，确保目录与图像一一对应。