实物档案门类杂、形态多，建库不能套用纸质档案的老办法。档案整理要先按材质与用途分类，再逐件编号；声像档案式的多角度采集与著录，在这里同样适用。目标是建成一个可检索、可展示、与其他档案互相关联的实物资源库，而不是一堆散落的照片。

先分类编号再采集

建库第一步是盘点家底：把奖牌、证书、印章、样品、礼品等实物逐一清点、分类、编号，登记名称、数量、来源与保管状况。分类方案要稳定，编号要唯一，让每件实物在库里都有固定身份。整理规范了，后续采集与著录才有据可依，也避免同一件实物重复建条。

多角度采集与三维建模

平面实物拍正反面，立体实物多角度拍摄，重要藏品可三维建模。采集时光照统一、背景干净，兼顾整体与细节。每件实物的数字图像与三维模型，就是它在资源库里的分身。配合著录说明其来历、意义与相关事件，资源库才有内容厚度，而不只是展品图册。

与其他门类档案关联

实物档案不应孤立存在。一块奖牌要链接到对应的表彰决定文书，一张奖状要关联到当时的活动声像。利用者看到一件实物，顺着关联就能读到背后的文件、看到当时的影像，形成完整叙事。这种跨门类组织，正是数字资源库相比传统实物陈列的优势所在。

山东通科信息技术有限公司为实物档案建立规范的数字资源库。公司是国家高新技术企业，持有涉密加工资质，2018年成立以来积累10年以上经验，100余名加工人员日扫描50000页以上，自主研发数据处理系统，服务档案馆、科研院所与企业客户。从盘点编号、多角度采集到著录关联，整个服务流程规范透明。