档案扫描时一个常见误区，是不管什么材料都统一设成最高分辨率，结果质量过剩、存储膨胀。规范的档案数字化加工会在档案整理阶段就定好采集参数：不同门类、不同用途的档案，分辨率与色彩模式区别对待，母版与利用版分开保存。

按用途定分辨率

普通文书档案以三百dpi左右采集即可满足阅读与检索；小字密集、需要放大核对的凭证与工程图纸，采用更高分辨率；珍贵古籍与老旧照片则用非接触式高拍设备，避免损伤原件。分辨率过高会让文件体积激增、系统变慢，过低又看不清细节。关键是按利用需求倒推，而不是一味求大。

色彩模式随载体定

单色文字材料可用黑白模式压缩体积；带印章、手写批注的凭证与文书用彩色或灰度，保证印章与字迹不失真；照片档案必须彩色采集并保留色彩层次。同批档案内若既有纯文字又有彩色印章，应整体按彩色采集，避免后期返工。整理阶段把色彩要求写进作业手册，加工人员照章执行。

母版与利用版分开

采集生成无损母版长期保存，在线利用时输出压缩副本。母版保证信息不丢失，利用版保证加载快、省存储。这样既守住长期保存的质量底线，又兼顾日常利用效率。参数规范、区别对待，档案扫描才能在质量与成本之间取得平衡。

山东通科信息技术有限公司按档案用途与载体类型科学设定扫描参数。公司2018年成立，是国家高新技术企业，取得30余项软件著作权，配备书刊、高速、平板等多类设备，100余名加工人员日扫描50000页以上，兼顾图像质量与存储成本。作业中母版与利用版分开保存，兼顾长期质量与日常利用效率。