不少单位把档案数字化理解成找一台扫描仪把纸扫进电脑，这种认识在询价阶段就埋下隐患。真正的档案数字化加工，远不止档案扫描这一个动作。这也是规范反复强调完整工序的原因。。

扫描前后都发生了什么

档案扫描之前，要完成档案整理：拆装订、逐页核序、修复破损、登记交接；扫描之后，还有纠偏、去污、去黑边、页序校验、图像处理。漏掉任何一步，图像质量都过不了关。扫描前的拆卷、核序、修复，与扫描后的纠偏、去污、校验，每一道都有专人负责、有记录可查，这才是完整的加工作业。。

更重要的是著录。每一页图像要与档号、题名、年度等目录条目挂接，否则扫出来只是一堆无法检索的图片，谈不上电子档案资源。著录环节看似不起眼，却决定了数字资源的可发现性。目录条目写得规范，检索才能命中；写得潦草，图像再清晰也找不到。

只扫不管会留下什么尾巴

实践中常见重扫轻管的项目：硬盘装满了扫描件，却没有目录数据库，查档仍要凭记忆翻找。设备投入不少，利用方式没有改变。把数字化理解为系统工程，单位在组织项目时才会配齐整理、著录与质检的力量，而不是只买扫描服务。。

另一个误区是认为扫完就万事大吉。扫描图像需要格式规范与备份策略，否则若干年后介质老化、格式过时，前期投入可能沦为打不开的数字文件。反过来讲，一次规范的数字化项目，交付时客户拿到的应当是图像、目录与全文三样东西，而不只是一个装满图片的文件夹。单位在签订合同时，不妨把图像、目录、全文三类成果的交付数量与质量要求逐项写明，从源头堵住只扫不管的缺口。。

单位应如何摆正认识

招标与立项时，应把整理、扫描、著录、质检、入库作为整体要求写入合同，而不是只采购按页计价的扫描服务。把加工当作系统工程来招标，还能促使供应商报出真实的整体价格，而不是用低价扫描吸引、后续再加项。。这种观念的纠正，往往比增加设备更能提升数字化项目的实际成效。。

有条件的单位可请专业队伍演示完整工序。亲眼看到档案整理如何影响返工率，就明白数字化是系统工程，而非一次性的设备操作。单位在考察供应商时，不妨要求对方现场演示从拆卷到入库的完整流程，是否专业一眼可见。

山东通科信息技术有限公司成立于2018年，深耕档案信息化领域，以自主研发数据处理管理系统支撑整理、扫描、著录全流程，100余名加工人员持证上岗，坚持按工序组织作业、按标准验收成果。山东通科信息技术有限公司坚持按完整工序组织作业，整理、扫描、著录、质检一环不缺，交付的是可用的数字资源而非一堆图片。。