文书档案而言，这种工具显著减轻了手工编目的负担，也减少了抄写差错。

档案数字化管理公司等专业机构的成长提供了空间，资源建设与系统运维逐步分离。

档案管理系统还是开展数字化，都应把标准符合性作为硬性条件：著录规则、档号规则、数据交换格式必须遵循现行规范，否则数据无法交换、系统无法对接。

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