完成档案整理并著录题名之后，还要为文书档案赋予检索标识。实物档案的展览说明、专题汇编也离不开规范标引。档案数字化加工中，分类标引与主题标引常常结合使用，互为补充。

两种标引分别依据什么

分类标引依据分类法即分类表，赋予档案分类号，揭示其在分类体系中的位置，优点是系统性强、能把同类档案集中，便于族性检索，缺点是难以直接表达具体事物。主题标引依据主题词表，选取规范主题词直指论述对象，优点是适合特性检索，缺点是缺乏系统性、选词不一会分散同一主题。

标引要注意哪些要点

主题分析要准确，切忌脱离内容凭空选词；选词必须使用词表中的正式词，不得用表外自由词随意标引；每份文件一般标引三至八个主题词，过多增加检索噪声、过少会漏检；词组配要遵循概念组配规则；同一内容在不同条目中应选用相同主题词，保持一致性。

有了全文检索为什么还要标引

全文检索解决找得到原文的问题，但对同义词、近义词、专指词控制较弱；规范主题词与分类号提供受控检索语言，保证同一主题档案被集中准确检出。实践中以全文检索保证查全、以主题标引提升查准，再辅以分类导航，形成多途径结合的检索体系。系统可自动推荐分类号与主题词，但最终责任仍在标引人员，人工审核不可省略。

围绕分类标引与主题标引业务，山东通科信息技术有限公司组织专业著录班组，是国家高新技术企业与双软认证企业。团队规模100余人，日扫描超50000页，取得30余项软件著作权，可为客户建立分类号、主题词与全文检索协同的多途径检索体系。