在所有数字化工序里，档案整理最不起眼，却最决定成败。文书档案要按分类方案组卷编目，干部人事档案要按人头逐份核对材料。整理这道基础工序做扎实了，后续扫描、著录、检索才能顺；整理欠账，后面所有环节都会为之返工。

整理决定数字资源能不能用

整理包括分类、排列、编号、编目与著录，是把杂乱档案变成有序资源的过程。卷内文件怎么排、档号怎么编、目录怎么写，都有行业规则。整理规范的档案，扫描后图像与目录一一对应，检索一索即中；整理混乱的档案，扫出来只是一堆不知道属于哪卷、按什么顺序的图片。

为什么返工多从整理开始

不少数字化项目交付后才发现：目录缺项、档号冲突、图像与卷对不上。根子往往在整理阶段图省事、没做细。等到系统上线、利用者查不到材料，再回头逐卷重理，成本是一次做对的许多倍。因此预算与工期都要给整理留足，不能把资源全压在扫描页数上。

不同门类整理各有侧重

文书档案重在按年度、保管期限组卷，著录题名与责任者；干部人事档案重在按人头保证材料齐全、手续完备，逐份核对形成时间与出具单位；会计档案重在按年度与凭证类型保持连续页序。抓住各门类的整理要点，数字资源建设才有质量根基。

山东通科信息技术有限公司把档案整理视为资源建设的根基。作为双软认证企业与国家高新技术企业，公司从分类、编号、编目到扫描著录层层把关，100余名加工人员日扫描50000页以上，工作人员持证上岗，服务政府机关、高校与金融客户。公司坚持著录先行、质量优先，让每一份数字资源都可检、可用、可移交。