一套可用的数字档案室系统，功能围绕电子档案与各类数字资源的生命周期展开。专业档案数字化管理公司在部署系统时，都会围绕收、管、存、用四大板块设计。科技档案图纸管理、借阅审批、长期备份等具体需求，都要在这四大板块里找到落点。

收：把各类资源接进来

收集模块是数字资源的入口：纸质档案数字化后的图像与著录要导入，电子文件从办公系统归档接收，照片与音视频要著录入库。对归档文件校验完整性与规范性，避免漏归错归；对扫描成果按档号挂接图像与目录。入口质量直接决定后续管理与利用的水平。

管：把业务流程固化

管理模块功能最丰富：著录、整理、鉴定、统计都在其中。著录按规则填写题名、责任者、年度、保管期限、密级；鉴定管理保管期限与开放审核并保留意见；统计按门类、年度生成报表。科技档案还要支持多卷册关联与图纸版本管理。系统把手工流程固化下来，既提效又保规范。

存与用：长期保管与便捷服务

保存模块管格式、备份、完整性校验与迁移，记录每份电子档案的格式与校验值，定期检查有无损坏。利用模块提供多途径检索、全文检索、借阅审批与编研，是系统价值的出口。借阅记录回流到统计模块，保存校验结果反馈给管理模块，四大板块环环相扣，才是真正好用的系统。

山东通科信息技术有限公司围绕收、管、存、用四大板块部署数字档案室系统。作为国家高新技术企业与山东省档案学会单位会员，公司自主研发智慧档案管理平台，100余名加工人员承担存量数字化，日扫描50000页以上，服务机关与企事业单位。