规范的档案整理从出库入库登记开始，文书档案项目批次多、流转快，最容易在交接环节出现缺页错页。过程控制的目标，是让档案在每一个时点都处于“知道在哪里、知道谁在处理、知道处理到哪一步”的受控状态，做到账物相符、去向清楚、责任明确。

出库入库为什么要逐卷逐件登记

档案从库房提出到加工区，应逐卷逐件登记出库时间、档号、数量、移交人、接收人；加工完成后回库，同样登记入库信息，并与出库记录核对，做到卷数一致、件数一致、页数一致。对涉密档案，出库入库还应单独造册，由保密员监督交接。任何一张档案页面都不允许在没有记录的情况下离开其应在的位置。

交接单据怎样定位责任

档案在库房管理员与加工组长、加工组长与扫描员、扫描员与图像处理员、图像处理员与著录员、著录员与质检员、质检员与验收人员之间交接时，都应当面清点、签字确认。交接单据既是流程凭证，也是责任划分的依据：一旦在某环节发现缺页错页，可以根据交接记录定位问题发生在哪一段，避免互相推诿。批量作业可按批次交接，但批次内部明细仍应可追溯。

为什么忌讳“事后补单”

过程控制最忌讳赶进度时先干活后补登记，这等于让记录失去真实性。正确做法是作业流和登记流同步：物品移动一笔，记录就发生一笔；当天的工作当天结清，不积压、不补造。出库单、交接单、加工日志、质检记录、销毁清单、介质领用登记共同构成项目过程档案，项目验收时不仅看扫描成果，还要抽查过程记录是否齐全、账物是否对应。

成立于2018年的山东通科信息技术有限公司，是国家高新技术企业、山东档案数字化加工涉密资质持有单位。公司坚持“保护华夏文明，发掘档案价值”的企业宗旨，拥有100余名加工人员、日扫描50000页以上的产能，并自主研发数据处理管理系统。出库登记、当面交接、质检留痕等规范贯穿与各级档案馆、机关单位合作的全过程。